Privacyverklaring Sportschool Herbert
Sportschool Herbert, Akulaan 401y, 6717 XG Ede — info@sportschool-herbert.nl — is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals hieronder beschreven.
Gegevens en doelen
Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening: contactgegevens en formulierinvoer (proefles, contact, inschrijving), berichten die je ons stuurt (waaronder WhatsApp; zie de sectie ‘WhatsApp-chatbot en AI-verwerking’ hieronder), gegevens voor de leden- en lesadministratie en facturatie, en geanonimiseerde websitestatistieken. Grondslagen: uitvoering van de overeenkomst, toestemming, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.
WhatsApp-chatbot en AI-verwerking
Sportschool Herbert maakt gebruik van een geautomatiseerde WhatsApp-assistent (“de bot”) om vragen van klanten en geïnteresseerden te beantwoorden. Wanneer je een vrij bericht stuurt naar ons WhatsApp-nummer, verwerkt de bot de volgende gegevens:
- Je WhatsApp-telefoonnummer en profielnaam.
- De inhoud van je bericht en de gespreksgeschiedenis (maximaal 10 berichten, gedurende maximaal 3 uur).
- Een gebruikersprofiel met duurzame, niet-gevoelige informatie die je deelt (zoals je naam, welke sport je beoefent of overweegt, en de naam en leeftijd van je kind), bewaard gedurende maximaal 400 dagen en daarna automatisch verwijderd.
Om vragen te begrijpen en te beantwoorden, stuurt de bot de inhoud van je bericht naar Google Gemini, een dienst van Google LLC (Verenigde Staten). Google verwerkt deze gegevens als verwerker onder de Standard Contractual Clauses (artikel 46 AVG), op basis van een verwerkersovereenkomst. Google gebruikt de gegevens niet voor eigen trainingsdoeleinden. Ben je een bestaand lid, dan wordt bij je bericht ook minimale ledeninformatie (voornaam, sport, lid-status) uit onze ledenadministratie meegestuurd, zodat de bot je persoonlijk kan herkennen en helpen.
Uitgaande herinneringsberichten (proefles-reminders) worden verstuurd via de Meta WhatsApp Cloud API (Meta Platforms Inc., Verenigde Staten), eveneens onder Standard Contractual Clauses.
De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het bieden van snelle, persoonlijke klantenservice (artikel 6.1.f AVG). Je kunt op elk moment vragen om verwijdering van je bot-profiel of berichthistorie door een e-mail te sturen naar info@sportschool-herbert.nl.
Delen met derden
Wij verkopen geen gegevens. Wij delen alleen met verwerkers die ons ondersteunen (hosting, administratie, berichtenverkeer), onder passende afspraken.
Wij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen: wanneer bevoegde instanties (zoals politie, justitie, toezichthouders of de Belastingdienst) ons rechtsgeldig tot verstrekking van gegevens verplichten, werken wij daaraan mee. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke wettelijk verplichte verstrekking zijn wij niet aansprakelijk.
Kinderen
Gegevens van kinderen onder de 16 verwerken wij uitsluitend via en met toestemming van een ouder of verzorger.
Foto’s en video’s
Tijdens lessen, wedstrijden en evenementen worden foto’s en video’s gemaakt voor onze website en social media. Door lid te worden of deel te nemen stem je hiermee in (voor minderjarigen geldt de toestemming van ouder of verzorger).
Wil je dat beeldmateriaal waarop je herkenbaar in beeld bent wordt verwijderd? Stuur dan een verzoek naar info@sportschool-herbert.nl met daarin de link naar de exacte plek waar het beeldmateriaal staat; zonder die link kunnen wij het verzoek niet in behandeling nemen. Wij spannen ons in alle redelijkheid in om aan verwijderverzoeken te voldoen. Bij groepsfoto’s is verwijdering niet altijd mogelijk.
Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Daarnaast gebruiken wij — uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner — cookies voor statistiek en marketing (waaronder Google Tag Manager en Google Ads, om bezoek en conversies te meten). Zonder die toestemming worden deze cookies niet geplaatst. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Beveiliging en bewaartermijnen
Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk, of zolang een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals 7 jaar voor administratie).
Jouw rechten
Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken en bezwaar maken via info@sportschool-herbert.nl. Klachten kunnen daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden ingediend.
Wijzigingen
De actuele versie van deze verklaring staat altijd op deze pagina.
Laatst bijgewerkt: 12 juni 2026